Ki jan yo Òganize yon sistèm Filing Kay nan 7 Etap

01 nan 07

Ki jan yo mete kanpe yon depo papye + Sistèm Depo ki pral travay pou ou pou tout tan

Lit a se reyèl: jere papye ak dezord papye se twou yo.Sa a se poukisa li enpòtan yo mete kanpe yon sistèm fasil fasil, fè posib lakay ou ke ou pral aktyèlman itilize. Jodi a, se sa ki nou pral fè, ansanm.

Objektif

Aprann ki jan yo mete kanpe yon sistèm ranpli lakay ou pral aktyèlman itilize pou tout rès lavi ou. Li bezwen yo dwe fleksib akomode pou chanjman fòm, epi li bezwen yo dwe senp konsa ou pral aktyèlman kenbe l '.

Ki sa ou pral bezwen

• Filediksyon kabinè oswa bwat dosye
• Pandye dosye dosye (mwen renmen sa yo ki gen koulè pal ki gen foto pi wo a)
• Desktop dosye detantè
• Brwayeur
• Resiklaj bin
• Dosye dosye
• Label makè oswa plim

Distribisyon

Sa a se yon pwojè nan fen semèn nan. Nou pa rekòmande kòmanse sa a sou yon semèn apre yon jou nan travay / lekòl, elatriye Kòmanse yon sèl sa a nan yon jou samdi oswa dimanch maten ame ak yon tas kafe oswa te, ak yon atitid let's-jwenn-sa-fè.

02 nan 07

Rasanble tout nan papye ou ansanm nan yon sèl plas

Premye etap la nan mete kanpe yon sistèm ranpli lakay ou se koray tout nan dosye ou ak papye nan espas ki la menm pou ou ka sòt, resikle ak dechikte. Èske w gen tout bagay nan yon sèl plas ki gen avantaj sa yo:

1. Li pral kenbe ou konsantre sou travay la nan men yo. Lè ou eseye akonpli yon travay ou pa eksite sou (tankou ranpli), nenpòt ki eskiz yo moute desann epi yo kòmanse sou yon lòt nouvo pwojè. Si ou gen tout materyèl ou (ki nan lis isit la) ak tout papye ou nan yon sèl kote, ou reyèlman pa gen okenn eskiz, men yo fouye nan.
2. Ou pral gen plis bon jan. Fè yon bale nan kay ou moute devan vle di ou pa pral gen repete travay la yon kèk semèn nan kounye a lè ou jwenn yon chemine bliye nan papye nan sal la lesiv.

Yon kote kèk yo gade pou papye (lòt pase tiwa biwo ou evidan, kabinè ranpli ak pil lapòs):

1. Chanm k ap viv la. Papye yo gen tandans anpile nan sal la k ap viv paske nou souvan pa gen yon lide sou sa yo dwe fè avèk yo. Se poutèt sa ou ta dwe toujou mete papye ou pa fin sèten sa ki fè ak ankò nan lapòs mwen an nan bwat.
2. Sak . Roulèt, sache travay, sak men, sak jimnastik, ak valiz.
3. Kwizin nan. Papye papye gen yon fason pou mete fen nan kwizin nan. Sa a se paske kwizin la se souvan plas an premye nou tèt nan lè nou mache nan pòt la.

Se konsa, ranmase tout nan papye ou ak Lè sa a, ...

Chwazi yon tach bon ak yon sifas difisil ki te sou ou ka kreye 5 pil. Sa a ka tab la kwizin, kabann nan sal envite, oswa biwo ou si li nan gwo ase. Si ou pa gen yon sifas gwo ase, etaj la ap travay, tou.

Si ou gen anpil papye pil ou ka ranvèse sou, Lè sa a, sèvi ak posode oswa menm bwat katon. Ekri yo kenbe yo separe ak pou fè pou evite erè - tankou aksidantèlman yo tap voye taks retounen ane pase a nan bwat "resikle" la.

03 nan 07

Separe papye ou yo nan senk kategori

Koulye a, li lè yo desann nan biznis. Ou pral gen touche chak papye epi fè yon desizyon sou li.

Règleman: Ou dwe pran yon desizyon sou chak moso papye. Li pral ale nan youn nan kategori sa yo 5:

1. Aksyon: Papye ou bezwen pran aksyon sou yo ak Lè sa a, jete. Pa konfonn sa yo ak sa nou gade nan yon kategori anba a kòm "Kay". Dokiman kay yo ranpli tout tan, Aksyon Aksyon yo pral itilize yon fwa epi lè sa a abandone.
   Egzanp: envitasyon, tikè pakin, rapèl randevou, devwa, bòdwo, elatriye.

2. Achiv yo: Papye oswa dokiman ou bezwen pann sou men ou pa bezwen referans oswa itilize plis pase yon fwa oswa de fwa nan yon ane.
   Egzanp: retounen taks, dosye medikal, dosye akademik, prèv ou te patisipe nan devwa jiri, aksyon, lwe, kontra, elatriye.

3. Kay: Sa yo se papye ou itilize pou kenbe kay ou (ak lavi) kouri.
   Egzanp: koupon, resèt, manyèl itilizatè, resi pou taks ane sa a ', dokiman pou vwayaj k ap vini, elatriye.

4. Resikle: Papye ak dokiman ki pa tonbe nan nenpòt nan kategori ki anwo yo epi yo pa gen okenn enfòmasyon pèsonèl.
   Egzanp: Lapòs kapòt, fichye ki soti nan yon seminè ou pa enterese nan, jounal, magazin, devwa fin vye granmoun ou pa bezwen, itilize anvlòp, elatriye.

5. Shred: Papye ak dokiman ki pa tonbe nan kategori 1-3 men gen ladan enfòmasyon pèsonèl idantifye.
   Egzanp: ofri kat kredi, deklarasyon bank fin vye granmoun, bòdwo, elatriye.

04 nan 07

Deklanje + Jete dokiman yo ak Dosye ou pa bezwen ankò

Pil pi gwo ou yo pral resikle. Resikle moun premye - objè a isit la se whittle desann kantite lajan an nan papye w ap fè fas ak kòm byen vit ke posib.

Next, dechire brwayeur yo - sa a ta dwe gen ladan anyen ki idantifye ou pi lwen pase non ou ak adrès ou.

Altènativman, Gad sa a Woulo ID ou soti nan magazen an Container se trè san patipri pwi ak anpil pratik pou moun ki malad nan gen konfiti brwayeur ou. Fason sa a ou ka tou senpleman koupon pou achte sou enfòmasyon ID ou ak lapòs resikle ak dokiman ki gen enfòmasyon pèsonèl sou yo olye pou yo chire.

Koulye a, ke ou te anlè tenten a, li lè yo jwenn desann nan mete kanpe yon sistèm ki se:

1. Fasil yo sèvi ak, kidonk, ou pral aktyèlman sèvi ak li;
2. Fleksib ase pou akomode chanjman lavi ak pwojè nouvo; epi,
3. Tache sa lè ou bezwen jwenn yon bagay vit, ou ka jwenn li.

Bote a isit la se ke ou ka kraze kategori sa yo desann plis depann sou kantite lajan an nan papye ki vini nan ak soti nan kay ou oswa biwo ou.

05 nan 07

Mete kanpe yon dosye achiv pou sistèm depo lakay ou

Li trè fasil pou deside ki papye yo antre nan dosye Achiv ou. Sa yo se papye ki pi enpòtan ou posede. Yo prèv ou menm ak fanmi ou egziste, peye taks ou, pwòp kay ak machin, gradye nan kolèj, ka vwayaje deyò peyi ou sou yon paspò oswa viza. Si ou se yon pwopriyetè biznis oswa posede plis pase yon sèl pwopriyete, dosye sa a pral menm pi gwo.

Isit la nan yon lis fondamantal kenbe nan sa a ranpli:

• taks sou revni
• dosye medikal
• dosye akademik
• prèv ou te sèvi jiri devwa
• zèv
• lwe
• kontra
• paspò
• Se konsa, sekirite kat sekirite
• dosye travay
• sètifika batèm
• asirans vi / dokiman retrèt

Sere papye sa yo nan yon bwat dosye nan dosye ki make. Konsidere achte yon bwat ignifle yon fwa ou kòmanse trape plis "bagay" kenbe an sekirite.

kenbe dosye yo ou itilize souvan (aka yon fwa kèk nan yon ane) nan devan an. Reziste ankouraje a sou-òganize espas sa a paske si ou jwenn twò espesifik li aktyèlman fè li pi difisil jwenn bagay lè ou reyèlman, reyèlman bezwen yo. Anjeneral, si w ap tranpe nan dosye Achiv ou a, ou reyèlman, reyèlman bezwen ke moso papye pou fè li kòm fasil sou tèt ou ke posib.

Isit la yo se kategori mwen an:

• Akademik
• Machin
• Travay
• Finansye
• Sante
• ID
• Asirans
• Imobilye

Òganize yo alfabetikman, men kenbe ID nan dosye ID. Sa a gen bagay tankou batistè ou, paspò, kat sekirite sosyal ak sètifika batèm. Sa a se kote tou ou ta dwe kenbe lisans maryaj ou.

Pou magazen papye sa yo, konsidere anpil yon Bwat De-Sekirite Sosyal ki nan mwens pase $ 50, se yon gwo * valè. Yon lòt opsyon se Box Preskripsyon Sekirite a. Sa a se yon sèl ki fèt pou founiti medikal men li ka fasilman kenbe plizyè papye ki pa pèdi.

Ou ka mete kanpe brik pwòp ou a pwòp dosye ou, oswa ou ka itilize FileSolutions Kay Filing System.

* Si ou pèdi dosye sa yo, ou pral fini peye anpil, pi plis jwenn kopi soti nan Registrèr, Vil / Vil Klerks, Enstitisyon akademik, elatriye, se konsa $ 50 se yon entérésan, envestisman entelijan.

06 nan 07

Fè aranjman pou yon File Kay

Isit la nan yon règ bon nan gwo pous pou sa ou ta dwe magazen nan File Kay ou: Nenpòt bagay ou ka bezwen nan lavni an, men ou pa bezwen pran aksyon sou kounye a, ki pa fè pati nan dosye Achiv ou. Sèvi ak pwòp dosye lakay ou (yo rele "Workbook Household") kòm yon egzanp pou ou jwenn yon pi bon lide sou sa ki nan magazen nan sa a dosye ak sa ki pa.

Premye a, olye pou yo yon bwat dosye oswa bin, mwen te kreye yon lyan ak seksyon ak pòch yo nan magazen bagay sa yo tankou koupon ak kat kado. Ou ka itilize lyan sa a epi ou gen seksyon pou bagay sa yo:

• Koupon / Gwoupon
• Kat kado
• Dokiman pou vwayaj k ap vini / vwayaj
• Rebates mwen te soumèt ak mwen ap tann yo resevwa chèk mwen tounen
• Resi pou atik gwo-tikè tankou yon aparèy oswa gwo moso nan mèb
• Fè yon pòch pou tout kat rekonpans ou yo
• Nòt ak materyèl referans pou pwojè k ap vini ou ap travay sou
• Recipes *
• Resi pou taks yo
• Règleman asirans machin / kay / rantè

Ou ka pwobableman jis analysis pi fò nan sa yo nan yon kont Evernote , men Lè sa a, lè ou bezwen yo ou ta gen enprime li ankò, se konsa ranpli li nan kaye sa a epi rele li Workbook Kay ou.

* Kenbe yon dosye separe pou resèt ou vle retounen yon jou, men se pa.

07 nan 07

Mete yon File Aksyon

Aksyon Aksyon yo se papye ou bezwen pran aksyon sou yo ak Lè sa a, jete. Nenpòt dokiman oswa papye ki bezwen yo dwe ranpli pèmanan oswa pou yon peryòd tan ki long (plis pase yon mwa), pwobableman fè pati nan dosye lakay ou.

Aksyon Aksyon yo se:

• Ale yo dwe itilize yon fwa epi lè sa a abandone; oswa,
• Dosye ou yo ap tann yo pran aksyon sou.

Sèvi ak yon bwat pou kenbe papye sa yo, espesyalman, epi nou rekòmande kazye sa a. Chwazi zoranj paske li nan yon koulè flachi ak panse a se, li pral fè ou ale nan bwat la omwen yon fwa yon semèn. Sa a tou ka double menm jan nan Box ou a ede jere lapòs .

Men kèk egzanp sou sa pou kenbe nan Aksyon File ou a:

Lèt fèk ap rantre:

• Nenpòt bagay ou resevwa nan lapòs la ale nan dosye sa a
• Nenpòt moso nan papye yon moun men ou oswa ou gen tan pwan ak bouskile nan valiz ou ale nan isit la

Kalandriye atik:

• Envitasyon pou evènman k ap vini yo ak nenpòt direksyon oswa kat repons ki vini avèk yo
• Bòdwo yo peye ak Lè sa a, dechire oswa resikle
• Gen pèmisyon pou siyen
• Randevou Randevou

Atik yo peye:

• Tikè pakin yo peye
• Bòdwo yo peye

Atik ou ap tann sou:

• Resi pou anyen ou te fèk achte nan ka ou deside retounen. Pou egzanp, si ou jwenn yon pake ki soti nan Amazon, ou voye glise nan procesna nan sa a bin nan ka pwodwi yo pa travay deyò epi ou gen retounen li. Dito pou lòt pakè ou resevwa yo.
• Resi pou anyen w ap tann sou. Pou egzanp, si ou soumèt yon bòdwo bay konpayi asirans ou ak w ap tann pou ranbousman an, li ale nan sa a ranpli. Si ou te retounen yon bagay epi w ap tann yo wè ranbousman an parèt nan deklarasyon labank ou oswa sou bòdwo kat kredi mwen an, li ale nan bwat sa a.

Ou ta ka kraze dosye sa a desann nan plis kategori, men li pi fasil jis voye tout bagay nan bwat sa a ak Lè sa a, ale nan li yon fwa, de fwa oswa twa fwa yon semèn. Nan pwen sa a ou ka resikle oswa dechire anyen ou pa bezwen ankò, ranpli nenpòt bagay ki fè pati nan Archive oswa Kay ak aksyon nenpòt bagay ki bezwen yo dwe reponn a. Objektif la se kenbe dosye sa a piti ke posib.

Men, ... Trick a se ke ou gen yo ale nan sa a ranpli omwen yon fwa yon semèn, de preferans pi souvan. Mwen trè rekòmande pou ajoute travay sa a nan wikenn pèsonèl ou chak semèn Organize , sa a fason w ap ranpli ak estoke yon kantite lajan relativman ti nan papye yon fwa yon semèn olye ke